Tra i vari temi che ruotano intorno alla comunicazione efficace, un argomento che spesso incontro in azienda è il tema del feedback, lo strumento con cui si comunicano risultati da parte dei manager alle proprie risorse.
La traduzione dall’inglese è retroazione, ovvero l’effetto di un atto, di un comportamento, su colui che l’ha provocato. In azienda, il caso in cui più viene utilizzato è quando il Manager organizza un confronto con la risorsa per comprendere il risultato di una attività, di un compito assegnato.
Spesso viene utilizzato nell’accezione meno positiva: “se sbagli, te lo dico!”
Vediamo, in generale, quando in azienda il feedback è utile e quali benefici porta se posto nel modo corretto all’interno delle organizzazioni.
Intanto il feedback è uno strumento che deve esser utilizzato per contribuire alla crescita delle risorse che operano in azienda e che va a sottolineare due comportamenti: quando una attività porta un buon risultato e quando, al contrario, qualcosa non ha funzionato. Nel primo caso per premiare e delineare un processo replicabile e funzionale per gli obiettivi aziendali, nel secondo caso per apprendere e generare una riflessione su cosa non ha funzionato e trarne un apprendimento per il futuro.
Chi riceve il feedback dal suo diretto superiore, deve poter aver percezione di come sta lavorando, per esser sicuro di esser in linea con le aspettative aziendali, e di come si sta comportando (aspetti relazionali), quindi del contributo che ciascuno porta all’interno dell’azienda.
Anche nell’ambito della sfera privata, il concetto è esattamente lo stesso. Ad esempio, dare un feedback utile per migliorare la relazione fra persone quando qualcosa non funziona, oppure correggere un comportamento poco utile ai nostri figli.
Nel caso di un evento meno positivo, il feedback efficace deve esser privo di giudizio sulla persona, ma deve esser chiaro nel contenuto, e dovrebbe portare ad una riflessione utile per il futuro. In questo caso come sarebbe meglio agire? Come non deve essere mai espresso? No a feedback offensivi nel contenuto oppure nella forma di comunicazione. Si può esser seri e assertivi senza divenire maleducati oppure autoritari. Nel caso in cui divenissimo tali, il messaggio che vogliamo dare passerebbe in secondo piano, generando da parte di chi lo ascolta una particolare attenzione ai modi. Perderemmo di efficacia.
Si ad un feedback chiaro nei contenuti e con una modalità di comunicazione che esprima quanto è importante per noi, usando un tono serio, rispettoso e assertivo tale da essere sufficiente ed efficace.
Un feedback non è un monologo ma può esser un momento di confronto per capire cosa non ha funzionato, delineando in modo chiaro lo stato dei fatti ed elaborando considerazioni utili per il futuro. E’ anche il un momento in cui comprendere cosa è successo dietro le quinte , perché il risultato che attendevamo non è arrivato.
A volte errori fatti dalle risorse si verificano perché non è chiaro il cosa fare: obiettivo, modalità di esecuzione e qualità del lavoro richiesto. Se ci siamo preoccupati prima di ben delineare il lavoro assegnato e le nostre aspettative sarà più facile e efficace dare un feedback .
Anche nel caso del feedback lo strumento della comunicazione che premia di più, e porta alla comprensione della situazione, sono le domande. Domande che devono essere fatte da entrambi i partecipanti al momento del feedback: chi lo dà e chi lo riceve. Le domande e le risposte porteranno a concordare un piano di risoluzione del problema o di gestione di situazioni future simili.
Durante il momento di confronto il manager che da il feedback, non esprimendo giudizio o pregiudizio, avrà l’opportunità di analizzare tutto sulla questione (imprevisti prevedibili, comunicato il mandato in modo non chiaro, mancanza di collaborazione, capacità della risorsa mancanti, cattiva pianificazione, mancanza di risorse,mancanza di volontà, cattive relazioni fra le risorse, ecc.) insomma tutti i mal di pancia o gli eventuali ostacoli e di poter gestire situazioni analoghe con successo prendendo decisioni adeguate relativamente all’evento. Per la risorsa che lo riceve deve esser un momento per comprendere cosa è mancato (tempo, capacità, conoscenze, organizzazione, ecc..). Il feedback va offerto solo se abbiamo acquisito la relativa competenza. La capacità di feedback non si improvvisa. Quando non siamo pronti nel dare un feedback utile e costruttivo si possono ottenere risultati opposti a quelli attesi.
Nelle relazioni interpersonali familiari o amicali, dare un feedback costruttivo, significa trovare le parole giuste per dire qualcosa che non va, senza esprimere un giudizio, per trovare assieme una soluzione. L’intento è sempre quello di costruire un percorso che porti verso uno stato di maggiore soddisfazione che non venga penalizzato da una comunicazione poco costruttiva e punitiva.
